Chaque année, les opérateurs culturels subsidiés doivent communiquer à l’Administration générale de la Culture leurs comptes annuels en vue du contrôle de l’usage des subventions, du respect de leurs obligations comptables et de leur santé financière.

Le cadre juridique de ce contrôle est défini par l'article 61 du décret du 20 décembre 2011 et son arrêté d'application du 18 janvier 2017.

L’article 61 précise que : 

• Toute subvention doit être utilisée aux fins pour lesquelles elle est accordée ;
• Tout bénéficiaire d’une subvention doit justifier de l’emploi des sommes reçues, à moins qu’un décret ne l’en dispense ;
• Le bénéficiaire reconnait à l’instance subsidiante par le seul fait de l’acceptation de la subvention, le droit de faire procéder sur place au contrôle de l’emploi des fonds attribués.

Quels documents comptables devez-vous communiquer ? 

Si vous êtes un opérateur culturel subsidié, quel que soit le secteur culturel dont vous relevez, pour justifier votre subvention, vous devez nous communiquer : 

• Vos comptes annuels en version détaillée
• Vos comptes annuels qui présentent l’exercice concerné par la subvention et l’exercice précédent
• Les annexes légales annexées à vos comptes annuels
• Le procès-verbal de l’assemblée générale qui a approuvé les comptes annuels : 
  • Signé par les personnes habilitées à en attester l’authenticité
  • Précisant, à minima :
    • Le résultat de l’exercice
    • L’affectation du résultat
    • L’approbation des comptes et bilan
    • La décharge des administrateurs
    • L’approbation du budget
• Les rapports de gestion, rapports des commissaires aux comptes et réviseurs, s’ils existent. 

Pourquoi utiliser un plan comptable minimum normalisé (PCMN) Culture pour communiquer vos comptes annuels ? 

Le plan comptable minimum normalisé (PCMN) est un outil important pour les associations qui souhaitent tenir une comptabilité conforme aux normes belges. Il permet : 

• D’organiser et structurer la comptabilité de l'association 
• De faciliter la compréhension des comptes par l’Administration générale de la Culture 
• De garantir la transparence et la fiabilité des informations comptables

Afin d’harmoniser les données comptables que vous nous communiquez, nous vous recommandons d’utiliser le PCMN Culture. Celui-ci est équivalent au PCMN actualisé sur base du nouveau Code des Sociétés et des Associations (CSA) tel qu’arrêté par la Commission des Normes comptables (CNC) mais nous vous demandons d’y ajouter des détails pour certains comptes spécifiques :

• Subsides en capital (15) : répartir des subsides par pouvoir subsidiant
• Autres rétributions de tiers & indemnités (619) : distinguer les indemnités pour activités de volontariat, les petites indemnités d'artistes, les chèques ALE, les rétributions de tiers & prestations.
• Rémunérations, charges sociales et pensions (62) : répartir les rémunérations par type d’emploi
• Subsides d’exploitation (733) : répartir les subsides par pouvoir subsidiant
• Produits des refacturations de charges (743)
• Recettes de redistributions (744)
• Charges et produits non récurrents (66 et 76)

Si vous êtes un opérateur qui relève de l’un des décrets suivants, vous devez obligatoirement nous communiquer vos comptes annuels selon un plan comptable spécifique, en l’occurrence le PCMN Culture :

• Les fédérations de pratiques artistiques en amateur, fédérations représentatives de Centres d’expression et de créativité et les centres d’expression et de créativité (Le décret du 30 avril 2009 (coordonné 2021) et du 30 avril 2009 (.pdf))
• Les centres culturels (Le décret du 21 novembre 2013 relatif aux Centres culturels (.pdf))
• Les associations d’Education permanente (décret du 17 juillet 2003 – modifié le 14 novembre 2018 – relatif au développement de l’action d’Education permanente dans le champ de la vie associative (.pdf)). 
• Les centres d’archives privées (Décret du 25/05/2023 relatif à la conservation et à la valorisation des archives d'intérêt patrimonial)

Comptabilité simplifiée ou en partie double ? 

Pour savoir si vous devez utiliser une comptabilité simplifiée ou en partie double pour nous transmettre le détail de vos comptes spécifiques au PCMN, vous devez vérifier à quelles obligations comptables votre structure est soumise. 

Vous devez prendre en compte les critères suivants pour déterminer si votre association ou fondation est soumise aux obligations comptables : chiffre d’affaires annuel, total du bilan, effectif de personnel. 

Que votre structure présente ses comptes annuels selon le format de la comptabilité en partie double ou de la comptabilité simplifiée, il est attendu qu’ils répondent aux modèles prescrits par la Commission des normes comptables et soient communiqués en version détaillée.

Consultez : 

• Les seuils identifiés pour chaque critère sur le site web de la Banque nationale de Belgique
• Le modèle abrégé disponible auprès de la Centrale des bilans pour les associations et fondations qui tiennent une comptabilité à partie double (.pdf)
• Le modèle de la Commission des normes comptables pour les associations et fondations qui tiennent une comptabilité simplifiée

Indépendamment de l’obligation décrétale d’utiliser le PCNM Culture, plusieurs décrets exigent que les opérateurs culturels communiquent leurs comptes annuels selon un format de comptabilité en partie double (bilan et compte de résultat), et ce quelle que soit leur taille :

• Les Centres culturels (décret du 21 novembre 2013 relatif aux Centres Culturels (.pdf))
• Les maisons de jeunes, centres de rencontres et d'hébergement et centres d'information des jeunes (décret du 20 juillet 2000 déterminant les conditions de reconnaissance et de subventionnement de ces opérateurs et de leurs fédérations)
• Les organisations de jeunesse (décret du 26 mars 2009  fixant les conditions d'agrément et d'octroi de subventions à ces organisations)
• Les bénéficiaires de subvention en vertu du Décret du 04 fevrier 2021 relatif aux services de médias audiovisuels et aux services de partage de vidéos (.pdf)

Vous avez des questions ? 

Pour toute question à propos du Plan Comptable Minimum Normalisé Culture, vous pouvez vous adresser au Guichet Culture.