Les Jeunesses Musicales du Luxembourg recherchent un.e employé.e administratif.ve à temps partiel (3/4 TP ou 4/5 TP, à convenir) pour une durée déterminée de 6 mois avec la perspective d’évoluer vers un CDI. L’engagement se fait au barème 4.1 de la commission paritaire 329.02.
Tâches et responsabilités
En termes de secrétariat :
Rédaction de procès-verbaux de réunions ;
- Suivi des différents listings et registres (fournisseurs, clients, CA, AG, …) ;
- Suivi du registre UBO et du cadastre emploi
- Écriture de courriers divers ;
- Gestion des inscriptions aux ateliers permanents et stages ;
- Gestion et suivi administratifs quotidiens : courrier, téléphone, mails, archivage, classement,... ;
- Support ou aide occasionnelle aux autres secteurs du Centre ;
- Gestion du portefeuille d’assurances dans sa globalité (RC, assurance-loi, assurance incendie, occasionnelle pour les évènements ou du matériel prêté, …) ;
- Déclaration des sinistres autres que ceux liés à l’emploi.
En termes de gestion des ressources humaines :
Gestion du personnel :
Personne de contact avec le secrétariat social ;
- Encodage des états de prestations, des contrats, … ;
- Suivi des incapacités de travail tant dans les démarches pour le.la travailleur.euse que pour le service externe de prévention (médecine du travail) ;
- Rédaction des contrats de travail, avenants, attestations diverses ;
- Suivi des nouvelles réglementations pour les emplois occasionnels (étudiant.es, bénévoles, Art.17, …) ;
- Gestion des jours de congés ;
- Gestion des crédit-temps, reprise partielle du travail, congés éducation, …
- Gestion des accidents de travail.
Gestion administrative :
- Suivi du règlement de travail
- Suivi des rapports annuels APE, MARIBEL, …
Gestion des emplois subventionnés :
- Justification des emplois subventionnés (APE, Maribel, ...) ;
- Mise à jour de la plateforme APE ;
- Contrôle des rapports trimestriels du Fonds Maribel social ;
En termes de comptabilité :
- Préparation des budgets de l’organisation avec la Direction et en assurer le suivi ;
- Encodage et vérification de toutes pièces comptables (factures de fournisseurs et de clients, extraits bancaires, mouvements de caisse, notes de frais du personnel, charges salariales, ...) ;
- Réalisation des comptes de résultat et bilans avec la Direction.
- En termes de communication :
- Création et diffusion de la newsletter ;
- Mises à jour et publications sur le site (Wordpress) ;
- Réseaux sociaux.
En termes d’aide logistique :
- Soutien à la logistique des divers événements organisés par les Jeunesses Musicales du Luxembourg belge. On entend par là : location de salle, de traiteur, brasseur, de matériel, mise en place, gestion de l'accueil, gestion des bénévoles, …
- Préparation logistique des stages ;
- Achat et gestion du matériel de bureau et autres fournitures ;
- Intendance des diverses réunions et préparation des documents utiles.