Description de fonction
Responsable administration et chargé(e) de projet
· Réceptionner, distribuer et classer le courrier papier et numérique
· Réceptionner les appels téléphoniques lors des permanences et toute information extérieure en général et gérer les inscription billetterie
· S’assurer que les informations circulent au sein de l’équipe
· Gérer la billetterie générale en ligne et par téléphone
· Gérer l’imprimante et le matériel de bureau
· Gérer le programme en ligne Utick
· Gérer les caisses billetterie et fonds de caisse en fonction de qui est responsable de l’activité
· Installation informatique et suivi des postes informatiques des travailleurs
· Gérer les inscriptions et relations administratives avec animateurs et animés (ateliers, stages) et établir des conventions.
· Faire le suivi administratif pour certains projets annuel en collaboration avec l’équipe
· Organiser, ranger et mettre à jour les archives et dossiers communs, sur le réseau informatique et dans les fardes communes
· Gérer des documents administratifs et contacts ayant trait à la gestion administrative du personnel
· Faire le suivi des conventions avec les partenaires (artistes, associations, écoles) pour la partie administrative.
· Gestion des volontaires
· Mettre à jour et transmettre le trousseau nouveau travailleur
· Gérer les dossiers relatifs à nos assurances (ethias)
· Gérer l’administratif pour le contrat programme, les statuts, le moniteur belge, la BCE
· Gérer les stages ou ateliers ponctuels (recherche lieu, recherche intervenant convention, catering et présence)
· Assurer la centralisation des prestations, encodage et validation des paies en lien avec le secrétariat social.
· Être en mesure d’accompagner la réalité quotidienne de la direction et de l’assister dans ses objectifs au niveau du suivi administratif concernant le cadastre, les emplois APE, la mise à jour des documents officiels au moniteur, le registre UBO, les convocations ou réunions organisationnelles.
