Au sein de Pastoo, qui compte 19 personnes, vous rejoindrez l’équipe de 3 personnes du Département artistique.
Pour le projet Sophie au Cabaret et Carabistouilles, les missions sont :
Suivi administratif :
- Suivi des mails, des contacts avec les artistes, gestion des factures
L’assistant·e de production est le contact principal des artistes. Il ou elle doit répondre à chaque demande, rassembler les informations envoyées et anticiper les problèmes éventuels. Il est également de son ressort de veiller à ce que tous les artistes aient signé un contrat, envoyé leur fiche technique et déclaré leur représentation.
- Suivi des autorisations administratives
Le suivi et demande d’autorisation avec la Sabam et Art&Vie (subside artistique) sera également géré par l’assistant·e de production.
- Suivi avec le département communication
L’assistant·e de production étant le contact principal avec les artistes, c’est lui ou elle qui devra faire le lien avec la communication. Dans ce cadre, il rédige des textes de présentation et transmet au département communication les supports nécessaires.
- Co-gestion de l’accueil artiste, création et suivi d’un planning et d’horaires, suivi des demandes
Programmant un spectacle avec une dizaine d’artistes différents, il est nécessaire de les accueillir comme il se doit, de faire des horaires précis de l’arrivée et du départ de chaque artiste: Quand ils arrivent ? Quand est-ce qu’ils repartent ? Qu’est ce qu’ils mangent ? Qu'ont-ils besoin dans leur loge ?
- Création d’un Roadbook et des riders d’accueil
Afin de centraliser toutes les informations nécessaires à l’accueil pour les communiquer aux artistes, il faut créer un roadbook ou un rider d’accueil reprenant les informations principales utiles : parking, catering, hébergements, la liste des contacts utiles, les horaires, etc.
Suivi opérationnel :
- Hotel
Les hôtels et hébergements pour les artistes et l’organisation devront être réservés et adaptés en cas d’imprévus/changements.
- Catering et matériel divers
Chaque artiste doit être nourri avant ou après sa prestation. Il faudra donc prévoir le catering. En fonction de sa fiche technique, d’autres consommables devront être prévus et préparés. Une table régie devra être prévue et prête pour les artistes.
- Coordination des missions costumes et accessoires :
Chaque artiste utilise un ou plusieurs costumes durant le show et il faut faire un gros suivi de ces costumes et des accessoires. Il faut lister les achats d’accessoires, les valider avec metteur en scène et suivre ces achats. La liste du matériel nécessaire au show doit être dressée et un lien se fait avec le régisseur plateau pour gérer ces accessoires sur place.
Il faut également faire un gros suivi au niveau du nettoyage des costumes, des retouches, des réparations, du repassage, etc. avec des prestataires externes.
A la fin de la période du projet, il faut veiller à prévoir une solution optimale pour le rangement et le stock des costumes, en lien avec les équipes artistiques.
- Coordination de l’arrivée et des départs des différents artistes
Chaque artiste devra être accueilli sur le site avec ses demandes spécifiques : catering, loges, matériels demandés. Il faudra également lui donner une heure et un timing précis des check-sons, des répétitions ainsi que de l’heure de sa prestation.
- Suivi avec la logistique sur les différentes prestations
La fiche technique de tous les artistes devra être transmise en amont à la logistique. Il faudra s’assurer que chaque artiste sache quel dispositif technique il aura en arrivant.
Pour le projet Namur en Mai, les missions sont :
Suivi administratif :
- Suivi des mails, des contacts et informations nécessaires
Une fois que la programmatrice a booké les artistes, le suivi passe à la production. Il s’agira donc d’envoyer un mail à chaque artiste confirmé en lui demandant son kit presse, son contrat, sa fiche technique ainsi que ses informations d’accueil.
-Création d’un tableau de suivi
Un tableau de suivi des artistes et de leur demande devra être créé et mis à jour.
Pour le projet LaSemo, les missions sont :
Suivi administratif :
- Suivi des mails, des contacts et informations nécessaires
Une fois que le programmateur a boocké les artistes, le suivi passe à la production. Il s’agira donc d’envoyer un mail à chaque artiste confirmé en lui demandant son kit presse, son contrat, sa fiche technique ainsi que ses informations d’accueil.
- Création d’un tableau de suivi
Un tableau de suivi des artistes et de leur demande devra être créé et mis à jour.
