Le Département Culture, Jeunesse et Sports a pour rôle, par le biais d’activités multiples et diversifiées, de viser à l'épanouissement intellectuel, culturel, artistique, social et physique des citoyens.
La Culture, avec les services des Archives, des Musées et le service de la « Culture » comprend les expositions, le folklore, les arts de la scène et les événements en espace public. Ces services assurent la gestion du Patrimoine de la Ville de Bruxelles et apportent un soutien à la création, aux artistes et promeuvent le patrimoine culturel bruxellois (folklore, patrimoine immatériel, l’art en espace public,…)
La Ville de Bruxelles est à la recherche d'un Gestionnaire de dossiers RH - secrétariat musées (H/F/X) pour le Département Culture, Jeunesse et Sport.
Le Service des Musées agit conjointement (par convention) avec l’asbl Bruxelles-Musées-Expositions (BME) afin de développer et gérer les Musées de la Ville de Bruxelles. Les Musées de la Ville de Bruxelles sont composés du Musée de la Ville de Bruxelles – Maison du Roi, du Musée Mode & Dentelle, du Musée des Egouts et de la GardeRobe MannekenPis.
Fonction
Vous êtes responsable de la gestion des dossiers liés aux ressources humaines ainsi qu’à la paie du personnel.
Vous êtes responsable des dossiers courants liés au secrétariat du Service des Musées et à la gestion de l’asbl Bruxelles-Musées-Expositions qui vous sont confiés par la hiérarchie du service des Musées, conformément à la législation et aux procédures en vigueur.
Vous veillez à la bonne circulation/diffusion de l'information au sein du service.
Vous entretenez des contacts réguliers avec les collègues internes au service et d'autres départements, un secrétariat social, le public et d’autres institutions.
Vous travaillez au sein d'une petite équipe de 5 personnes.
TACHES
§ Encoder et contrôler des données/documents/ travaux divers (payroll du personnel, recettes, dépenses, prestations, gestion des congés/pointages, comptabilité, etc…).
§ Constituer, analyser, actualiser les dossiers (marchés Centrale d'achats, commandes, factures, débours, conventions BME, budgets, création d'engagements, paiements de banque, ordres de service, déclarations de créance, facturation, paiements, liquidations, workflow).
§ Rechercher, mettre à jour des informations (tableaux des dépenses, listes trimestrielles,...), compléter et contrôler des fiches payroll.
§ Se tenir informé et à jour de l’évolution de la législation en matière associative. Développer des solutions le cas échéant.
§ Communiquer les informations nécessaires à la hiérarchie (chef de service adjoint, Direction Musées) sur l’état d'avancement des dossiers, projets, etc.
§ Informer et renseigner les collègues (par téléphone, par mail,...) et le public. Conseiller et assister les collègues et la hiérarchie du service (procédures,...)
§ Rédiger des courriers, rapports workflow, PVs, bons de commandes, factures, procédures, etc.
§ Traiter la correspondance entrante et sortante.
§ Classer et archiver les documents et données du service.
