En tant que coordinateur réception & sécurité, vous agissez, ensemble avec votre équipe, en tant que premier point de contact et êtes donc la « carte de visite » de la Monnaie.
À ce titre, vous assurez en tout temps un accueil agréable et de qualité aux visiteurs et au personnel de la Monnaie.
Vous encadrez et motivez l’équipe des réceptionnistes et vous planifiez, coordonnez, réalisez et faites le suivi des activités du service.
En étroite collaboration avec l’équipe externe de la sécurité, vous garantissez également la sécurité des bâtiments et des personnes présentes au sein de l’organisation (security).
En étroite collaboration avec le service interne de prévention, vous participez à la rédaction et à la mise en œuvre des procédures d’intervention d’urgence (safety) par et pour vos équipes.
Vous êtes la personne responsable (coordination) tant au niveau des équipes internes (réception, sécurité) que des prestataires externes (badging, intrusion, services de secours, …) ;
En outre, vous collaborez, ensemble avec votre équipe, aux activités quotidiennes de la réception.
Vous rapportez au Facility Manager et/ou à son représentant.
Description des tâches
Vous dirigez, accompagnez, motivez et évaluez l’équipe interne de réceptionnistes et vous surveillez les activités de l’équipe externe de la sécurité ;
Vous organisez, préparez, réalisez et faites le suivi des activités du service (répartition des tâches, établissement et suivi du planning des activités, coordination des réunions d’équipe, etc.) ;
Vous agissez en tant qu’interlocuteur pour la réception auprès des différentes parties (personnel, visiteurs, utilisateurs externes des bâtiments, société externe de sécurité, etc.) ;
Vous êtes la personne de contact pour toute question liée à la sécurité et à l’accueil ou toute tâche nécessitant des contacts internes ou externes ou autres organismes en vue d’assurer le bon déroulement des activités quotidiennes de la Monnaie, mais aussi des évènements et des productions ;
Vous réalisez de manière mensuelle, en étroite collaboration avec le Facility Manager, une analyse du fonctionnement général de la réception et faites des propositions concrètes d’optimisation des activités et procédures liées à votre fonction ;
Vous gérez et effectuez un certain nombre de tâches opérationnelles en lien avec les activités quotidiennes, les besoins des différents services, l’accès du bâtiment aux membres du personnel, … ;
Vous assurez une surveillance générale des activités du service lors des événements, si cela est nécessaire ;
Vous travaillez également en tant que réceptionniste ;
Vous faites en sorte que les collaborateurs respectent en tout temps les consignes de sécurité et les procédures internes.
Vous tenez régulièrement au courant le Facility Manager des activités de votre service.
