Assurer le fonctionnement administratif et financier de l’asbl INSIEME IRREALI et gérer le suivi des productions en étroite collaboration avec le Directeur Artistique Pietro Marullo et du Conseil d’administration de l’ASBL.
Gestion administrative :
· Gestion administrative quotidienne de l’asbl
· Gestion comptable de l’asbl
· Permanence téléphonique et mail
· Mise à jour des Bases de données (Excel)
· Rédaction de PV de réunions (Word)
· Archivage des activités de l’asbl
· Suivi pointu des groupes de travail et des réunions qui ont lieu
· Organisation des réunions et des AG
· Gestion des engagements et des salaires des employé/es permanent/es et intermittent/es
· Relations avec le secrétariat social (envoi des états de prestation mensuel, suivi documents salariaux et fiscale
· Suivi institutionnel avec le ministère (contrat-programme, rapport moral et financier annuel…)
· Établissement et suivi du budget général annuel
· Pré-comptabilité (suivi des dépenses courantes, rédaction des factures, préparation des documents comptables de frais...)
Production:
· Planification, organisation et suivi des activités, des projets;
· Rédaction des dossiers de demandes de subventions et des rapports d'activités rédaction et suivi des contrats, mise à jour du ROI, des rapports d’activités et de documents divers, suivi des justificatifs des subventions, etc.
· Montage et suivi financier des créations/budget de production, suivi des justificatifs de subsides. Une bonne modalité du Tax Shelter est souhaitée.
· Organisation des tournées : envoi des devis et négociations, rédaction et suivi des contrats de cession et suivi de la logistique (calendriers des équipes, déplacements, accueil, séjours…)
· Déclarations SACD et SABAM, déclaration de travail à l’étranger.
Coordination:
· Coordonner le travail avec les équipes
· participer aux rendez-vous professionnels du secteur - éventuellement déplacements sur le territoire national et international
· Répondre aux appels à candidatures
· Coordination d’ateliers et de workshop
· Promotion et recherche auprès de nouveau publics
· Mise à jour et suivi quotidien des réseaux sociaux (Facebook, Instagram, etc.)
· Mise à jour du site internet de l’asbl : présentation des évènements et activités, mise à jour de l’agenda, etc.
· Réalisation et envois de Newsletters pour promouvoir les activités
· Mise à jour des listings de contact (mail, MailChimp, etc.)
· Aide à la création de supports de communication (dossiers de presse, communiqués de presse, affiches, flyers, textes descriptifs des activités)
Diffusion:
· Rédiger les contrats et gérer le suivi
· Elaborer les feuilles de route des artistes : organiser leurs tournées en concertation avec les organisateurs : récolter les informations et les transmettre aux artistes de manière structurée (horaires de train, avion, planning, matériel à disposition, etc.)
· Gérer les fichiers de diffusion : suivi, mise à jour et prospection
· Elaborer les plannings
· Gestion et mise à jour de la base de données de contacts
· Recherche et mise en place de nouveaux partenariats et coproduction des voyages de prospection (seul/e ou accompagné/e de la directrice artistique)
· Renforcement et développement du réseau national et international
· Promotion et vente des pièces du répertoire de la compagnie en Belgique et à l’étranger Elaboration d'une stratégie de diffusion en adéquation avec le spectacle et en collaboration avec la compagnie
· Recherche de partenaires pour assurer la diffusion du spectacle.
