Quel sera ton rôle à la « Fédé’ » ?
Tu as le sens du contact et tu aimes rendre service ? Tu veux apporter ton expertise à ton employeur ? Ça tombe super bien puisque ta mission principale sera d’aider la direction de la Fédération Infor Jeunes en lui venant en aide dans ses missions de coordination et de gestion quotidienne. Que ce soit par la rédaction de courriers ou rapports de réunion, la gestion des agendas ou le suivi des relations internes et externes, tu assureras la liaison entre la direction et l’ensemble des parties prenantes avec lesquelles elle collabore.
Tu auras également pour mission de :
• Assister la direction générale dans toute la dimension administrative et comptable de son mandat ;
• Venir en appui pour veiller au respect des procédures administratives et l’alimente en informations utiles ;
• Assurer le suivi administratif et l’intendance générale de la fédération
• Te charger des contacts avec les différents prestataires qui collaborent avec l’institution ;
• Assurer le secrétariat de la direction générale et la logistique de l’institution ;
• Dispenser des conseils précis et opportuns aux directions de centre des centres Infor Jeunes sur des matières sociales, législatives ou décrétales ;
• Détecter les opportunités de chantiers/nouveaux projets à développer pour répondre aux besoins exprimés par les membres du réseau Infor Jeunes ;
• Motiver, rassembler et faire partager la culture de réseau impulsée par la fédération auprès de ses membres.
Et tes missions au quotidien ?
• Réaliser l’accueil et la réception de l’institution (physique et téléphonique) ;
• Gérer les différentes boites mails générales de l’institution (recrutements, relation clients, adresse générale, etc.) ;
• Te charger de la gestion et du suivi des courriers entrant et sortant de l’institution.
• Participer à une communication efficace et efficiente avec les membres, les prestataires et les partenaires en matière de suivi administratif ;
• Rédiger et mettre en page des courriers, rapports, compte-rendu ou tout autre document utile ;
• Recueillir toutes informations et documents nécessaires de l’équipe et en assurer le suivi (Dimona, déménagement, données RGPD, etc.) ;
• Gérer la dimension administrative et comptable de la relation clients (envoi des factures, suivi des paiements, des rappels, classement…) ;
• Gérer les bases de données et listings de l’institution ;
• Préparer et organiser les locations de salles de réunion au sein du bâtiment Grouchy ;
• Venir en renfort à l’équipe dans leurs tâches administratives (relecture orthographique, mise en page de document, envoi de colis…) ;
• Classer et archiver de manière numérique et en version papier ;
• Participer de manière active au rapport d’activités annuel de l’institution et/ou toutes autres demandes soumises par la direction ou le conseil d’administration.