Direction Générale de la Culture

Organisme employeur

Employeur

BIP Brussels Info Place

Secteur(s) d'activité(s)

centre culturel,autre

Description

Le BIP (Bruxelles Info Place/Brussel Info Plein/Brussels Info Place) est le Visitor Center de la Région de Bruxelles-Capitale. Situé sur la place Royale, dans le quartier du Mont des Arts, ce complexe de bâtiments, ouvert au public 7 jours sur 7, abrite la plus grande exposition sur Bruxelles (experience Brussels !) ainsi que des superbes salons et des espaces protocolaires, un office de tourisme et des bureaux occupés par des associations en lien avec la culture, le tourisme et le patrimoine bruxellois. Les missions du BIP sont d’une part d’assurer l’exploitation de l’exposition « Experience Brussels », et d’autre part d’assurer l’accueil des visiteurs et de gérer les espaces de réception situés dans le bâtiment. La fonction de field coordinator fait partie de la seconde mission et est nouvelle (création de poste). Le BIP est géré par l'asbl BIP, une équipe composée de onze personnes. L’ASBL a été créé par le gouvernement bruxellois qui en est le Conseil d’administration. L’ASBL est une association de droit privé et dispose d’une large autonomie de gestion.

Coordonnées

siège social : Rue Royale 2-4 - 1000 BRUXELLES
lieu effectif des prestations : idem
site web : http://www.biponline.be

Fonction

Intitulé du poste

Field coordinator

Description

 

La fonction de field coordinator est polyvalente et comprend les 4 aspects suivants (les pourcentages sont indiqués à titre indicatif) :

 

 

Coordination d’équipe (25%) : 

 

• En fonction du planning des activités, vous tenez à jour le planning de l’équipe de l’accueil (« qui travaille quand ? ») en veillant à respecter un bon équilibre entre les prestations de chaque membre du personnel, vous y compris
• Vous assurez l’accueil et la formation des nouveaux membres de l’équipe de d’accueil
• Vous implémentez les demandes de congé, les heures supplémentaires ainsi que les demandes particulières, après que les demandes aient été approuvées par la direction
• Vous assurez la gestion de la liste des tâches quotidiennes, hebdomadaires et/ou ponctuelles de l’équipe (« qui fait quoi ») et veillez à la bonne exécution de celles-ci

Réceptionniste-téléphoniste (35%)

 

• Vous êtes le premier contact avec le public et assurez l'accueil des visiteurs des occupants des bureaux
• Vous  informez les visiteurs sur l’exposition « Experience Brussels ! » présente au 1^er étage du BIP
• Vous recevez et transmettez à la personne adéquate les appels téléphoniques
• Vous gérez le courrier entrant et sortant ainsi que les livraisons
• Vous assurez la surveillance des abords et du bâtiment au moyen de la vidéo-surveillance
• Vous veillez au bon ordre de l'espace d'accueil du bâtiment ainsi que des salles adjacentes
• Vous accueillez les groupes scolaires qui viennent pique-niquer dans l’espace prévu à cet effet
• Vous participez, lorsque cela s'avère nécessaire, à la promotion des activités du BIP par la distribution de flyers

 

 

 

Catering (20%)

 

• Vous veillez au bon ordre des espaces de réception du BIP
• Vous préparez les salles et les espaces de réception (mise en place du mobilier, dresser et débarrasser les tables après chaque réunion/événement) ; vous disposez de l’aide de l’assistant technique et logistique pour ce faire
• Vous dressez les buffets de boissons chaudes et froides (le BIP ne fournit aucun service de catering nourriture)
• Vous veillez à ce que la cuisine présente en tout temps un aspect impeccable
• Vous assurez l’accueil des événements et veillez à ce que les clients aient tout ce dont ils ont besoin
• Chaque membre de l’accueil, vous y compris, assure à tour de rôle le catering pour le gouvernement bruxellois qui se réunit chaque se semaine au BIP
• Vous veillez à la bonne gestion des stocks de boissons et autres consommables (sucre, lait, vaisselle, petits produits d’entretien, etc.) en surveillant régulièrement le niveau des stocks et passez commande à temps

 

 Soutien administratif (20%)

 

• Vous apportez un soutien administratif à la déléguée commerciale de BIP FOR RENT et à la direction (contrats de location des espaces, facturation, réservation des agents de sécurité, etc.)
• Vous veillez à la bonne gestion des stocks de matériel de bureau (papier, chemises, enveloppes, timbres etc.) en surveillant régulièrement le niveau des stocks et passez commande à temps

 

D’une manière générale, vous apportez votre soutien à l’équipe du BIP pour tout événement ponctuel qui a lieu au BIP (Museum Night Fever, Erfgoeddag, Fête de l’Iris, Fête Nationale, Fête de la BD, vernissages, etc.).

 

Profil

Qualifications requises

 

ous sommes à la recherche d'un(e) collègue dynamique, désireux(se) de s'inscrire dans un  projet stimulant, avec le profil suivant:

 

• Vous êtes parfait bilingue FR/NL – attention, ceci est une condition indispensable pour postuler pour cette fonction – la connaissance de l’anglais est nécessaire pour cette fonction ; 

• Vous avez un diplôme secondaire ou équivalent par l'expérience
• Vous avez de l’expérience dans la gestion d’équipe ou avez un caractère de meneur ; une expérience dans une fonction similaire est un plus
• Vous êtes communicatif(ve), aimable mais dégagez une certaine autorité
• Vous aimez travailler en équipe
• Vous êtes accueillant(e) et enthousiaste
• Vous êtes de bonne présentation, à l'aise avec des groupes
• vous êtes flexible : vous travaillez 5 jours par semaine (temps plein, 38h/semaine) répartis sur les 7 jours de la semaine (des prestations le weekend et les jours fériés ont donc lieu mais le sont dans le cadre d’un horaire fixe). Votre flexibilité permet de faire face aux quelques imprévus et extras d’agenda
• Vous aimez Bruxelles

 

Diplômes

CESS ou équivalent par l'expérience

Expériences

Vous avez de l’expérience dans la gestion d’équipe ou avez un caractère de meneur ; une expérience dans une fonction similaire est un plus

Conditions

Type de contrat

CDI - Horaire fixe (38h/sem) réparti sur 7 jours (5 jours de travail avec prestations le samedi ou le dimanche)

Régime

temps plein

Modalité(s)

INTÉRESSÉ(E) ? Envoyez votre lettre de candidature et CV par email avant le 15 juin 2012 à M. Mikaël Van Eeckhoudt, directeur-adjoint (mvaneeckhoudt@bip.irisnet.be). L’intitulé de votre email comporte la mention suivante « Candidature de [votre nom] – poste de field coordinator ».

Modalités de recrutement

Documents requis

• CV complet
• lettre de motivation

Candidature

Date limite de rentrée des candidatures : 15-06-2012

Envoyer votre candidature à :
Mikaël Van Eeckhoudt
Rue Royale 2-4 - 1000 BRUXELLES

ou par courriel: mvaneeckhoudt@bip.irisnet.be

Plus d'infos

Contactez :
Mikaël Van Eeckhoudt
Adresse : idem que le siège social
Courriel : mvaneeckhoudt@bip.irisnet.be