Nous recherchons un(e) Assistant(e) du Département Partenariats / Chargé(e) de mise en place motivé(e), dynamique, sachant prendre des initiatives et à la recherche d’un nouveau challenge au sein d’une structure porteuse de sens.
Au sein de Pastoo, vous rejoignez l’équipe de 3 personnes du Département Partenariats & Cor- porate. Vous rapportez à la Responsable Partenariats.
En tant qu’assistant(e) du département partenariats, vous serez en charge du suivi des parte- nariats et de la mise en place sur l’ensemble des événements.
Cette prise en charge sous-entend un support aux deux employés chargés de la vente B2B, un suivi administratif des différents partenaires, tant à l’externe avec les clients qu’avec les différents départements concernés en interne, la prise en charge des partenariats récurrents ainsi que l’organisation des événements corporate et le suivi des contreparties négociées avec les différentes parties prenantes.
Ce poste s’articule au travers de la liste non exhaustive des missions suivantes
PRÉPARATION ET RECHERCHE
Sur base des templates réalisés par le graphiste, créer et mettre en page les plaquettes de présentation des événements (par thématique, par année, ...) ;
Sous la supervision du Responsable de Département ou du Business Developer, créer des pro- positions sur mesure et/ou de devis pour les partenaires via des dossiers personnalisés ;
Réaliser les recherches et les documents types nécessaires au fonctionnement du départe- ment (conventions, benchmarks, cahier des charges, ...)
Effectuer des recherches de prospection concernant les sponsors et partenaires corporate potentiels pour les différents événements de Pastoo ;
Contacter les entreprises identifiées comme partenaires potentiels afin de prendre des ren- dez-vous pour le Responsable de Département et pour le Business Developer en cas de besoin ;
CRÉATION DE CONTENU
En lien avec le département marketing et communication, alimenter en contenu à l’année les différents canaux de communication destinés aux entreprises : newsletters professionnelles, pages Linkedin de Pastoo et des différents événements, pages entreprises sur les différents sites internet, etc.
MISE EN PLACE ET GESTION OPÉRATIONNELLE
Suivre la mise en place des contreparties négociées avec les différents partenaires sur les événements ;
Préparer en amont, gérer et coordonner les moments VIP et B2B sur les différents événements (réceptions, conférences, soirées de networking, etc.) ;
Être le lien avec les prestataires externes pour l’organisation des événements B2B lors des événements Pastoo (traiteur, équipes techniques, location matériel, ...) ;
Accueillir les partenaires sur les événements ;
Concevoir le plan de visibilité et installer les supports de visibilité des partenaires sur les événements ;
RAPPORTS ET SUIVI
Encoder et gérer le suivi des partenaires au travers du CRM ;
En lien avec le département communication, suivre la conception des pages entreprises sur les différents sites internet des événements ;
Suivre les dossiers de partenariat et sponsoring (convention, aspects administratifs, commande de matériel, suivi de la visibilité, etc.) ;
Gérer et suivre les partenariats récurrents et partenariats d’échange sur les différents événements ;
Implanter et tenir à jour un outil adéquat permettant un suivi clair de l’ensemble des contre- parties proposées aux partenaires sur les différents événements ou sur les partenariats à l’année ;
Faire le lien avec les différents départements en interne (communication, artistique, logistique, etc.) afin de mettre en place les contreparties liées aux partenaires ;
Créer et envoyer les dossiers justificatifs aux différents partenaires et préparer les débriefings pour chacun suite aux différents événements.
