Titre : Assistant.e scientifique attaché.e à la Collection et au Centre de Documentation rapportant à la Direction, ainsi qu’à la Coordinatrice du pôle scientifique.
Contrat à durée déterminée de 3 mois à temps partiel (4/5ième) avec possibilité d’évolution en contrat à durée indéterminée à temps plein, statut d’employé.e
Description des tâches :
§ secteur collection
1. Traitement prioritaire des pièces les plus récemment entrées au CGII
1.1. Œuvres et affiches
§ Attribution d’un numéro d’inventaire (OE + 4 chiffres) à chaque œuvre ou affiche qui entre dans la collection. Encodage des pièces dans le logiciel File Maker Pro.
§ Rédaction prioritaire des champs documentaires attachés aux fiches décrivant ces pièces (biographies d’artistes, réalisateurs).
§ Inscription des nouvelles pièces au registre qui alimentera le prochain bilan moral.
1.2. Réserve précieuse
§ Attribution d’un numéro d’inventaire (LP ou PF) à chaque livre, portfolio et œuvres attachées qui entrent dans la collection. Encodage des pièces dans le logiciel File Maker Pro.
§ Rédaction prioritaire des champs documentaires attachés aux fiches décrivant ces pièces (biographies d’artistes, réalisateurs).
§ Inscription des nouvelles pièces au registre qui alimentera le bilan moral de l’année en cours.
§ Rédaction d’une notice selon l’ International Standard Bibliographic Description for Monographic Publications (ISBD) pour chaque livre et chaque portfolio en vue de compléter la liste exhaustive décrivant la réserve précieuse (impression annuelle).
2. Mise en circulation des œuvres
2.1. Un mois une estampe
§ Chaque mois, une estampe issue de la collection est mise en lumière sur le site internet. Elle fait aussi l'objet d'un accrochage au Centre de la Gravure et de la rédaction d'un feuillet disponible à l’accueil.
§ Tâches liées : Sélection des œuvres. Rédaction des fiches à partir du fichier File Maker Pro, Eventuelles recherches documentaires complémentaires destinées à l’enrichissement des données déjà encodées.
2.2. Expositions internes ou externes intégrant la collection
§ Description succincte des expositions internes et externes dans la rubrique du logiciel File Maker Pro leur étant réservée, ainsi que dans le fichier destiné au bilan moral.
§ Description plus détaillée destinée au site internet.
§ Notification des œuvres concernées au niveau du champ « expositions » du fichier inventaire.
§ Vérification de l’état des pièces avant et après le prêt.
§ Notification des œuvres prêtées au niveau du champ « gestion – prêt » des fiches de toutes les œuvres. Mentions à désactiver au retour des pièces.
§ Conception/co-conception de nouveaux projets d’exposition autour des œuvres de la collection.
§ Rédaction des notices descriptives dans l’exposition (étiquettes, lutrins…)
§ Rédaction éventuelle des catalogues d’exposition (textes, listes, critiques)
§ Scénographie et mise en place des œuvres en interne, à la demande
§ Scénographie éventuelle en externe, à la demande.
§ secteur documentation
1. Traitement des documents entrés à la bibliothèque
1.1. Catalogues individuels
§ (+monographies consacrées à un seul artiste, assimilées par extension)
§ Attribution des cotes en fonction des noms d’artistes : Cat I/3 lettres/4 chiffres/1 lettre+1 chiffre.
§ Inscription manuelle au registre : attribution des n° d’inventaire apposés sur les ouvrages.
§ Encodages dans le logiciel File Maker Pro.
§ Réalisation des étiquettes portant les cotes destinées à être collées sur les ouvrages.
§ Rangement des ouvrages dans les rayons par ordre alphabétique.
1.2. Catalogues collectifs
§ (+monographies consacrées à des musées, sites, lieux culturels, assimilées par extension)
§ Attribution des cotes en fonction des noms de villes et d’institutions où se sont déroulés les événements : Cat C/3 lettres/4 chiffres/2 chiffres/1 lettre + 1 chiffre.
§ Inscription manuelle au registre : attribution des n° d’inventaire apposés sur les ouvrages.
§ Encodages dans le logiciel File Maker Pro.
§ Réalisation des étiquettes portant les cotes destinées à être collées sur les ouvrages.
§ Rangement des ouvrages dans les rayons par ordre alphabétique.
1.3. Livres
§ Attribution des cotes en fonction de la classification décimale universelle (CDU):
§ N° de CDU / 3 lettres / 4 chiffres / 1 lettre + 1 chiffre.
§ Inscription manuelle au registre : attribution des n° d’inventaire apposés sur les ouvrages.
§ Encodages dans le logiciel File Maker Pro.
§ Réalisation des étiquettes portant les cotes destinées à être collées sur les ouvrages.
§ Rangement des ouvrages dans les rayons par ordre numérique selon la CDU.
1.4. Revues acquises par abonnements
§ Inscription des revues dans le registre d’entrée.
§ Dépouillement thématique sur fiches.
§ Notification mentionnant le dépouillement des revues dans le registre d’entrée.
§ Classement des fiches. Rangement des revues en rayons.
1.5. Documents éphémères
Répartitions des documents en trois secteurs distincts : par artistes, par lieux d’exposition, ou par sujets déterminés. Classement suivant les cas dans les fardes « artistes » , dans les fardes « collectifs » ou encore dans les dossiers thématiques conservés à la bibliothèque (éditeurs, biennales, publicité, histoire de l’art…).
